Mesmo ciente que os Tribunais vivem ciclos de vida diferentes ou "Arquétipos" diferentes- (estados de estratégia, estrutura, situação e processo) o Projeto de Modernização do Judiciário Estadual não se afasta da aplicação de alguns princípios, que tem como base teórica, os estudos de Kaplan e Norton e as observações práticas de algumas operações realizadas nos Tribunais de Sergipe e Paraíba que buscam mudanças quânticas, e não apenas incrementais, em suas rotinas.
Princípio 1 -Mobilizar a mudança por meio da liderança executiva (mobilização, Processo de Governança, Sistema Gerencial Estratégico).
Princípio 2- Converter a Estratégia em Processo Contínuo.
Processo contínuo tem a ver com as operações do dia-a-dia. É importante que exista uma equipe de Tecnicos judiciários que trabalharam com seções administrativas, justiça de 2º grau, justiça de 1º grau, juizados especiais que conhecem as operações a fundo, não só de ouvi falar, ou eu acho, pois no momento pós-planejamento quem vai fazer a roda girar, analisando as operações é esta equipe.
Princípio 3- Transformar a Estratégia em tarefas de todos. Disseminar o pensamento estratégico, migrar para toda a organização, para a linha de frente, para as atividades cotidianas, equilibrar necessidades institucionais (do jurisdicionado) com legítimas necessidades ( e não vontades) pessoais, buscar a criação de contracheques equilibrados com os objetivos estratégicos (ex. traçar acordo de resultados para cargos comissionados, recompensas proporcionais as metas de resultado e de desempenho distribuidas com bases no trabalho em equipe (passagens aéreas, cursos, visitas em outros tribunais). O uso de meios de comunicação que tenham maior capilaridade (site do sindicato, página do tribunal, intranet).
Princípio 4 - Alinhar e integrar a organização à estratégia: Papel do Tribunal, Sinergias atenuando os tradicionias silos funionais - Comunicação, Informática, Administrativo, Recursos Humanos, Financeiro, comarcas, fóruns, criando sinergias entre os serviços compartilhados.
Princípio 5- Traduzir a estratégia em termos operacionais: (Mapas de Estratégia, BSC, mapas estratégicos por secretarias - para gerar compromisso com o mapa geral).
Citamos Alguns projetos práticos nos Tribunais os quais nos referimos:
Projeto de Modernização do Judiciário
Fase 1: Subprojeto 1 - Planejamento Estratégico - Mapa Estratégico e Scorecard (meio simplificado de comunicação da estratégia a todos, é a história da estratégia representada graficamente com arranjo de predominância das variáveis). Definição de onde e como (visão e metas) queremos estar em 2014, definição da razão de existência (missão), definição das prioridade (objetivos), definição do que é importante fazer (projetos), desdobramento da estratégia e definição da contribuição dos gerentes estratégicos.
Subprojeto 2 - Modelagem da Estrutura Organizacional Administrativa do Poder Judiciário. Análise de todo o Organograma do Tribunal de Justiça com todos os seus cargos e atribuições, observando lei de organização judiciária, Estatuto do servidor, LOMAN propondo simplficação, racionalização e consolidação, excluindo cargos superpostos e transformando em cargos técnicos necessários com atribuições que garantem o alcance dos objetivos estratégicos. tentando aumentar o grau de inteligência da instituição, ou pelo menos, tentando diminuir o número de incompetentes, descompromissados, enfim tentando tratar do cancer da instituição.
Subprojeto 3- Modelagem das operações (cadeia de valor dos processos internos - Hinovação, Operações, Pós-venda (ouvidoria, passivo)) Administrativas do Tribunal (análise detalhada fluxograma de operações administrativas.
Operação sugerida para primeira análise: Operação de aquisição de bens e serviços. Objetivo: Simplificação, alteração e consolidação, análise do fluxograma de 44 processos.
Subprojeto 4- Modelagem do Recursos Humanos do Tribunal de Justiça observando lei de organização judiciária, estatuto do servidor, LOMAN, distribuição de férias de servidores (para evitar pelo menos o caos dos janeiros e fevereiros da vida põe um número máximo de feristas nestes meses, graduando por antiguidade) lotação, distribuição de acordo com a demanda.
Subprojeto 5 - Modelagem das varas cíveis do Tribunal procedimento administrativos e indicadores, iniciando primeiramente pelas varas cíveis por distribuição, passando pelas criminais e depois as especializadas.